انسان هیچوقت برای انجام تمام کارهایی که باید انجام بدهد فرصت کافی ندارد . همه ما ، به معنای واقعی کلمه ، در انبوه کارها ، مسئولیت فردی ، پروژه ها ، روزنامه ها و مجله های زیادی که باید بخوانیم و کتاب هایی که روی هم انبار شده اند تا یک روز ، به محض اینکه فرصتش را پیدا کردیم ، به سراغ آنها برویم غرق شده ایم. همیشه کارها بیشتر از آن است که بتوانید به همه آنها برسید . شما فقط از یک راه می توانید وقت و زندگی تان را تحت کنترل درآورید و آن هم تغییر دادن روش فکر کردن ، کار کردن و نحوه روبرو شدن با سیل بی پایان کارهایی است که هر روز بر سرتان می ریزد. میزان تحت کنترل در آوردن کارها و فعالیت هایتان بستگی به این دارد که تا چه حد بتوانید انجام بعضی از کارها را متوقف کنید و بجای آن وقت بیشتری را صرف فعالیتهایی کنید که واقعا"می توانند در زندگی تان تحول ایجاد کنند. کلید دستیابی به موفقیت بزرگ ، پیروزی ، احترام ، مقام و خوشبختی در زندگی این است که بتوانی ذهنت را تمام و کمال روی مهمترین کار یا هدفی که داری ، متمرکز کنی ، آنرا درست انجام دهی و تا آنرا تمام نکرده ای دست از کار نکشی.
در بخشهای زیر ، 21 اصل بیان شده که از قدرتمندترین اصولی است که در زمینه کارایی فردی وجود دارد. هر کدام از این روشها و تکنیک های بیست و یک گانه ، به خودی خود کامل و ضروری است. یک استراتژی ممکن است برای موفقیت در یک کار موثر باشد و یک استراتژی دیگر را می شود برای کار دیگری استفاده کرد. کلید موفقیت عمل کردن است.
اصل 1 - داشتن هدف
اصل 2 - برنامه ریزی
اصل 3 - قانون80/20
اصل 4 - پیش بینی پیامد کارها
اصل 5 - اولویت بندی کارها
اصل 6 - انجام کارهای پر اهمیت
اصل 7 - تمرکز روی حوزه های کلیدی
اصل 8 - انجام روزانه سه وظیفه مهم
اصل 9 - فراهم کردن مقدمات کار
اصل 10 - تمرکز روی کارهای مهم
اصل 11 - بالابردن مهارت های کلیدی
اصل 12 - تقویت استعدادهای منحصر به فرد
اصل 13 - مشخص کردن محدودیتها
اصل 14 - تحت فشار قرار دادن خود
اصل 15 - به حداکثر رساندن قدرت های فردی
اصل 16 - ترغیب کردن خود به انجام فعالیت ها
اصل 17 - نجات دادن خود از گرداب عصر تکنولوژی
اصل 18 - تقسیم کردن کارها به قسمت های کوچکتر
اصل 19 - تقسیم کردن وقت به قطعات بزرگتر
اصل 20 - ایجاد کردن احساس اضطرار در خود
اصل 21 - انجام دادن هر بار یک کار
ضرورت انتخاب
یک انسان معمولی اگر بتواند این عادت را در خود ایجاد کند که کارهای خود را به طور واضح اولویت بندی کند و کارهای مهم را فورا" انجام دهد ، می تواند از یک نابغه که زیاد حرف می زند و نقشه های عالی می کشد اما کمتر کاری را به انجام می رساند پیشی بگیرد. کلید رسیدن به سطوح عالی کارایی و بهره وری این است که این عادت را برای همیشه در خود ایجاد کنید که هر روز صبح اول از همه سراغ مهمترین کار بروید.
فورا"اقدام کنید
مطالعه و بررسی هر چه بیشتر در مورد مردان و زنانی که درآمد بیشتری داشته و سریعتر پیشرفت کرده اند نشان می دهد که ویژگی " عمل گرایی " بارزترین و پایدارترین رفتاری است که آنها در هر کاری از خود نشان می دهند. بسیاری از مردم "مشغله داشتن" را با "کار کردن " اشتباه می گیرند. این قبیل افراد مدام حرف می زنند، مرتب جلسه تشکیل می دهند و برنامه های فوق العاده ای را طرح ریزی می کنند اما در نهایت کار مفیدی انجام نمی دهند و به نتایج مطلوب نمی رسند.
عادت های موفقیت را در خود ایجاد کنید
عادت شروع و تمام کردن کارهای مهم ، پاداش فوری و دائمی دارد. انسان از نظر ذهنی و عاطفی طوری طرح ریزی شده است که موفقیت در تمام کردن کارها به او احساس خوب و مثبتی می دهد ، او را خوشحال می کند و در او احساس پیروزی ایجاد می کند. هر وقت از عهده کاری ، چه کوچک و چه بزرگ ، بر می آیید موجی از انرژی ، شور و شوق و اعتماد به نفس در خود احساس می کنید.
در خودتان اعتیاد مثبت ایجاد کنید
یکی از راههای رسیدن به یک زندگی عالی ، به موفقیت در کار و به رضایت کامل از خود این است که بتوانید عادت شروع کردن و تمام کردن کارهای مهم را در خودتان ایجاد کنید.
هیچ راه میان بری نیست
تمرین ، کلید تسلط بر هر مهارتی است . ذهن شما مثل یک ماهیچه عمل می کند .هر چقدر بیشتر از آن استفاده کنید ، قوی تر می شود و قابلیت بیشتری پیدا می کند . با تمرین می توانید هر رفتار یا مهارتی را که دوست دارید یا ضروری می دانید در خودتان بپرورانید.
سه ویژگی اساسی برای ایجاد عادت های جدید
برای ایجاد عادت توجه و تمرکز روی مهمترین کارها به سه ویژگی اساسی نیاز دارید که هر سه را می شود یاد گرفت. این سه ویژگی "تصمیم گیری" ، "انضباط" و "اراده" هستند.
اول از همه باید تصمیم بگیرید که عادت به انجام رساندن کارها را در خود بپرورانید. دوم اینکه باید خودتان را منضبط کنید تا اصول لازم برای ایجاد این عادت را آنقدر تمرین کنید تا بر آنها مسلط شوید و سوم اینکه باید هر کاری را که بر اساس این اصول انجام می دهید با استفاده از نیروی "اراده" تقویت کنید تا اینکه این عادت ثبات پیدا کند و به جزئی جدا نشدنی از شخصیت شما تبدیل شود.
خودتان را همان کسی مجسم کنید که دوست دارید باشید
برای اینکه به روند پیشرفت خود به سمت شخصیت مثمر ثمر ، موثر و کارآمدی که می خواهید باشید سرعت بدهید یک روش ویژه وجود دارد . باید مدام به فواید و مزایای اهل عمل بودن ، سریع کار کردن و تمرکز داشتن فکر کنید. خودتان را همان کسی تصور کنید که کارهای مهم زا به سرعت ، به خوبی و بدون توقف انجام می دهد.
تصور ذهنی که از خودتان دارید تاثیر شگرفی روی رفتارتان می گذارد. خودتان را همان کسی مجسم کنید که می خواهید در آینده باشید.
اصل 1 - داشتن هدف
ناپلئون هیل : برای موفقیت ، یک ویژگی هست که انسان باید آنرا داشته باشد و آن هم مشخص بودن هدف است ، یعنی فرد باید بداند که چه می خواهد و شدیدا" خواستار به دست آوردن آن باشد
یک روش عالی برای موفقیت در کار این است که افکارتان را روی کاغذ بیاورید . شما می توانید تا آخر عمر از یک روش مؤثر برای مشخص کردن و رسیدن به هدف هایتان استفاده کنید این روش هفت مرحله ساده دارد با رسیدن به هر کدام از این هفت مرحله می توانید کارایی خود را دو تا سه برابر کنید.
مرحله 1 : مشخص کنید دقیقا چه می خواهید
به تنهایی یا با رئیس تان بنشینید و آنقدر در مورد هدف ها و برنامه هایتان بحث کنید تا کاملا برایتان روشن شود که رئیس تان انتظار دارد چه کارهایی را انجام دهید و ترتیب انجام آنها به چه صورتی باشد .
یکی از بدترین راه های استفاده از وقت این است که کاری را که به هیچ وجه لازم نیست به بهترین وجه انجام دهیم.
استیون کاوی میگوید : پیش از آنکه بالا رفتن از نردبان موفقیت را شروع کنید ، اول مطمئن شوید که نردبان را به ساختمان مناسب تکیه داده اید.
مرحله 2: هدف تان را روی کاغذ بنویسید
افکارتان را بنویسید. وقتی هدف تان را می نویسید ، آن را شفاف و ملموس می کنید
مرحله 3: برای رسیدن به هدف تان مهلت تعیین کنید و اگر لازم است برای مراحل رسیدن به آنها هم مهلت تعیین کنید
اگر هدف یا تصمیمی مهلت مشخص نداشته باشد هیچ فوریتی هم برای آن حس نمی شود .
مرحله 4: از تمام کارهایی که فکر می کنید باید برای رسیدن به هدف تان انجام بدهید فهرستی تهیه کنید
هربار که برای رسیدن به هدف مورد نظر اقدام جدیدی به ذهن تان می رسد ، آنرا به لیست اضافه کنید و این کار را ادامه دهید تا لیست کامل شود.
مرحله 5: فهرست را به یک برنامه تبدیل کنید
کارهایی را که به صورت لیست درآورده اید ، اولویت بندی کنید و مشخص کنید که چه کاری باید قبل از همه و چه کاری بعد انجام شود .
با داشتن یک هدف مکتوب و یک برنامه منظم و سازمان یافته ، کارایی و توانایی شما بسیار بیشتر از فردی خواهد بود که هدف هایش را در ذهنش نگه می دارد و با خودش حمل می کند
مرحله 6: فورأ کار را بر اساس برنامه شروع کنید ، هرکاری که می خواهد باشد
برنامه متوسطی که بسیار خوب اجرا شود بسیار بهتر از یک برنامه عالی است که هیچ اقدامی برای اجرای آن نشود
مرحله 7: تصمیم بگیرید برای آنکه قدمی به سوی هدف اصلی تان بردارید هر روز کاری انجام دهید
این کار یا فعالیت را در برنامه روزانه تان بگنجانید برای مثال هر روز تعداد صفحات معینی درباره موضوع مورد نظرتان مطالعه کنید یا به سراغ تعداد مشخصی از مشتری ها بروید یا مدت زمان معینی ورزش کنید ، یا از یک زبان خارجی تعداد مشخصی واژه های جدید یاد بگیرید . هرگز یک روز خود را بیهوده تلف نکنید .
اهمیت نوشتن هدف ها
هدف ها ، سوخت و انرژی موتور موفقیت هستند هرچه این هدف ها بزرگ تر و روشن تر باشند برای رسیدن به آنها مشتاق تر می شوید. هر روز به هدف هایتان فکر و آنها را مرور کنید هر روز صبح فعالیت تان را با مهم ترین کار شروع کنید این کار می تواند شما را به مهم ترین هدفی که در حال حاضر دارید برساند . برای هر روز از قبل برنامه ریزی کنید .
اصل 2 - برنامه ریزی
برنامه ریزی ، آوردن آینده به زمان حال است تا بتوانید همین حالا کاری برای آن انجام دهید قابلیت شما در برنامه ریزی درست ، قبل از شروع کار ، معیار توانایی کلی شماست . هر چقدر برنامه شما بهتر باشد ، آسانتر می توانید بر تنبلی غلبه کنید . کار را شروع کنید و به پیشرفت ادامه دهید.
یکی از اساسی ترین هدف های شما در کار باید این باشد که در عوض نیروهای جسمی ، عاطفی و ذهنی که بکار می گیرید بیشترین بازده ممکن را به دست آورید . در مقابل هر دقیقه ای که صرف برنامه ریزی می کنید معادل 10 دقیقه وقت در حین کار صرفه جویی می کنید. برنامه ریزی واقعا کار بسیار ساده ای است . تنها چیزی که برای اینکار لازم دارید یک صفحه کاغذ و یک خودکار است . بنشینید و قبل از انجام هر کاری لیستی از کارهایی که باید انجام شود تهیه کنید. همیشه کارها را بر اساس لیست تهیه شده انجام دهید . هنگامی که کار جدیدی پیش می آید ، قبل از آنکه دست به انجام آن بزنید آن را به لیست اضافه کنید.
1- شما برای منظورهای متفاوت خود نیاز به لیست های مختلف دارید . اول از همه به یک لیست اصلی نیاز دارید که در آن همه کارهایی را که فکر می کنید می خواهید در آینده دور یا نزدیک انجام دهید یادداشت کنید.
2- به یک لیست ماهیانه نیاز دارید که آنرا در پایان هر ماه برای ماه آینده تهیه وتنظیم می کنید.
3- باید یک لیست هفتگی داشته باشید که در آن تمام هفته را از قبل برنامه ریزی کنید.
4- باید کارها و وظایف روزانه را مشخص نموده و آنها را از لیست های ماهیانه و هفتگی به لیست روزانه خود منتقل کنید . این موارد فعالیت های معینی هستند که باید روز بعد به آنها بپردازید.
یکی از مهمترین قوانین کارایی فردی قانون 90/10 است . این قانون می گوید : اگر کسی 10 درصد اول اوقات کار روزانه اش را به برنامه ریزی اختصاص دهد ، کارایی اش نسبت به زمانی که بدون برنامه ریزی کار را شروع می کند 10 برابر می شود ، یعنی 90 درصد کمتر وقت صرف می کند.
وقتی فعالیت های روزانه را از قبل برنامه ریزی کنید ، شروع کردن و ادامه دادن به کارها برایتان آسانتر می شود ، کارتان سریعتر و راحت تر از همیشه پیش می رود ، احساس قدرت و توانایی بیشتری می کنید و نهایتا توقف ناپذیر می شوید.
اصل 3 - قانون80/20
قانون 80-20 یکی از سودمندترین قوانین در زمینه مدیریت زمان و زندگی است . نام دیگر این قانون اصل پارتو است که به افتخار بنیان گذار آن نامگذاری شده است. مطابق این قانون 80 درصد از کل نتایجی که به دست می آورید نتیجه 20 درصد از فعالیت های شماست.
تعداد کارها در برابر اهمیت کارها
انجام هر کدام از کارهای موجود در لیست شما ممکن است به یک اندازه وقت شما را بگیرد ولی 1 یا 2 فعالیت در میان آنها وجود دارد که هر کدام 5 تا 10 برابر بیشتر از هر کدام از فعالیت های دیگر ارزش دارند. اغلب اوقات افرادی را مشاهده میکنید که ظاهرا در تمام طول روز مشغول فعالیت هستند اما دستاوردهای بسیار ناچیز دارند. دلیل آن هم تقریبا همیشه این است که آنها مشغول انجام کارهایی هستند که ارزش پایینی دارند و در انجام یکی دو کاری که واقعا می تواند در موسسه یا حرفه ای که به آن مشغولند تحول ایجاد کند تنبلی می کنند.
قبل از شروع هر کاری از خودتان بپرسید آیا این کار جزء 20 درصد بالاست یا 80 درصد پایین ؟
در مقابل این وسوسه که اول کارهای کوچک را سر و سامان دهید مقاومت کنید. وقتی کاری را بارها و بارها انجام دهید ، آن کار نهایتا به یک عادت تبدیل می شود و ترک آن سخت است . اگر هر روز را با انجام کارهای کم ارزش شروع کنید ، خیلی زود این عادت در شما شکل می گیرد که هر روز را با کارهای کم ارزش شروع کنید.
به خودتان انگیزه بدهید
حتی فکر کردن به شروع و انجام یک کار کلیدی انگیزه شما را بالا می برد و کمک می کند تا بر تنبلی غلبه کنید . مدیریت زمان در واقع مدیریت زندگی و مدیریت فردی و یا تحت کنترل در آوردن ترتیب امور است. توانایی شما در انتخاب بین کارهای مهم و کم اهمیت ، کلید موفقیت تان در زندگی و کار است.
اصل 4 - پیش بینی پیامد کارها
نشانه تفکر برتر یک انسان این است که بتواند از پیامدهای انجام دادن یا انجام ندادن یک کار پیش بینی درستی داشته باشد . رویکرد شما نسبت به زمان یا افق زمانی شما ، روی رفتارها و انتخاب های شما تاثیر چشمگیری می گذارد . کسانی که نسبت به زندگی و حرفه شان دید بلندمدت دارند ، همیشه میتوانند درباره وقت و فعالیت هایشان بهتر از کسانی تصمیم گیری کنند که در مورد آینده کمتر فکر می کنند .
داشتن تصویری روشن از آنچه در بلندمدت برایتان مهم است ، تصمیم گیری های کوتاه مدت شما را برای اولویت بندی کارها بسیار آسان تر می کند . اگر عمل یا فعالیتی پیامدهای مثبت فراوانی دارد ، آنرا در صدر کارها قرار دهید و بلافاصله آنرا شروع کنید .
قانون تشخیص ضرورت میگوید : هیچ وقت برای انجام همه کارها وقت کافی نیست ولی همیشه برای انجام مهمترین کارها وقت کافی هست.