استخدام نیروی انسانی ، در ابتدای کار و در مواقع جایگزینی پرسنل و گسترش سازمان صورت می گیرد . استخدام در هر زمان و برای هر منظوری که انجام شود ، لازم است سه مورد هدف ، وظیفه و شغل را مورد توجه قرار دهد . تعیین شرایط احراز شغل ضروری است تا بتواند در زمان اشتغال فرد در سازمان از عهده تحقق هدف برآید. سپس نوع شغل که مبین پست سازمانی و تعیین کننده حقوق است مشخص گردد که می تواند طبق طبقه بندی مشاغل معلوم شود.
اماکن جذب نیروی جدید :
الف – اماکن آموزشی :
با درج آگهی استخدامی در جراید یا نصب آگهی در سازمانهای آموزشی یا با مراجعه مستقیم به آنها می توان در جذب منابع انسانی اقدام کرد .
ب – اماکن کاریابی و جذب نیروی بیکار
ج – بایگانی کارگزینی سازمان :
در بایگانی کارگزینی ، پرونده ای برای اینگونه افراد تشکیل می شود که در صورت لزوم برای استخدام از آنها استفاده می گردد .
انتخاب ، انتصاب ، ارتقاء و ترفیع :
پس از اینکه داوطلبان در حد مطلوب برای استخدام ثبت نام کردند ، اطلاعات لازم در ارتباط با تجربه ، تحصیلات ، تبحر و سایر مشخصات اجتماعی برای صلاحیت شخصیتی داوطلبان طی فرمی تکمیل می شود . سپس از افراد واجد شرایط جهت انتخاب دعوت به عمل می آید تا داوطلبان از نظر توانایی جسمی ، رفتاری ، آگاهی شغلی ، هوش ، فهم ، انگیزش و علاقه کاری مورد سنجش قرار گیرند .
مراحل استخدام :
الف – استخدام آزمایشی :
مستخدم پس از گزینش باید یک دوره آزمایشی را طی کند تا در این دوره معلوم گردد که آیا فرد به خوبی قادر به انجام وظیفه تعیین شده است یا خیر ؟
مدت دوره آزمایشی در سازمانهای دولتی را قانون استخدام کشوری تعیین می کند ، در سازمانهای غیر دولتی تعیین مدت دوره آزمایشی بر عهده خود سازمان است.
ب – استخدام قطعی :
پس از دوره آزمایشی ، در صورت رضایت از کار جدید الاستخدام ، استخدام قطعی صورت می گیرد و کارمند از طرف واحد کارگزینی که واحد رسمیت دهنده به امر استخدام است حکمی دریافت می کند که طی آن میزان حقوق و دستمزد و پست سازمانی به وی ابلاغ می شود ، در ضمن وظیفه ای که باید انجام دهد مشروحاً در اختیار او قرار می گیرد.
ج – ارتقاء :
کارمند یا عضو سازمانی در دوران خدمت باید با انجام مسئولیتها و ابراز شایستگی و کاردانی از خود ارتقا پیدا کند. شرایط ارتقای مستخدم باید مکتوب باشد بدین معنی که گزارش صلاحیت اشتغال مرتبه بالاتر از طرق مختلفی چون آزمون ارزشیابی و گذرانیدن دوره های آموزشی مختلف صورت گیرد. ارتقای هر عضو سازمانی متضمن افزایش حقوق اوست که موجبات انگیزش او را فراهم می سازد.
د – ترفیع :
هر عضو سازمانی براساس کسب امتیازاتی که روش به دست آوردن آن را سازمان مربوط تعیین میکند میتواند همه ساله یک پایه بالاتر را احراز کند.
روش انجام یک مصاحبه استخدامی :
مصاحبه کننده باید در انجام مصاحبه نکاتی را در نظر گیرد تا بدان وسیله هدف از مصاحبه را دریابد در این رابطه صلاحیت و شایستگی داوطلب را از نظر کارایی و مفید بودن بسنجد سپس تصویر روشنی از وظایف مسئولیتی که داوطلب پس از استخدام به عهده خواهد گرفت را برای او توجیه کند؛ یعنی نوع شغل شرح وظایف، کیفیت لازم ، میزان سختی کار ، میزان ارتباطات ، میزان اختیارات ، میزان حقوق .
با کسب این گونه اطلاعات و توجه به شرایط شغلی ، مصاحبه کننده بهتر میتواند مصاحبه را انجام دهد. مصاحبه کننده در آغاز به داوطلب خوش آمد میگوید و او را به نشستن دعوت میکند . سپس از او میخواهد از سوابق و تجربیات خود صحبت کند . اگر داوطلبی سابقه کاری نداشته باشد ، با درخواست از وضع تحصیلی که در فرم تکمیلی داوطلب منعکس است میتواند مصاحبه را آغاز کند. جهت استفاده بهتر از زمان و جلوگیری از طولانی شدن آن مصاحبه کننده نباید زیاد حرف بزند بلکه باید فرصت را به مصاحبه شونده اختصاص دهد . از مصاحبه ، ارزشیابی کلی حاصل میشود تا با مقایسه بین امتیازات داوطلبان بتوان انتخاب را انجام داد .
در این رابطه نکاتی مورد توجه قرار میگیرد که به طور کلی میتواند موارد ذیل را به خود اختصاص دهد :
برخورد اولیه داوطلب ، وضع ظاهری داوطلب ، توان و انرژی جسمانی داوطلب ، نحوه پاسخ ، شیوایی کلام و پختگی گفتار داوطلب ، میزان انگیزش شغلی داوطلب ، کفایت از نظر تجربه و موفقیت تحصیلی داوطلب ، تجربه ، توانایی سرپرستی داوطلب ، سازگاری شغلی داوطلب و خصوصیات خلقی داوطلب .
تنظیم سؤالات مصاحبه :
چون در حین انجام مصاحبه تنظیم سؤالات مقدور نیست بنابراین ضروری است به منظور صرفه جویی در وقت و دوری از ایجاد خستگی در داوطلب قبلا در موارد ذکر شده در بند نکات مورد بررسی در مصاحبه سؤالاتی طرح شده و جدولی برای مصاحبه تنظیم گردد.
به طور نمونه سؤالاتی را که در رابطه با مواردی در مصاحبه ذکر شده ، مطرح میکنیم :
1- توان و انرژی جسمانی
چه بیماریهایی تا به حال باعث شده است که بیش از دو روز نتوانید در مدرسه ، دانشگاه یا سر کار حاضر شوید؟
کدام پیشگیری از طرف پزشک برای شما توصیه شده است؟
چه عمل جراحی ای روی شما انجام شده است؟
2- انگیزش شغلی
چه شغلی برای شما مطلوب است؟
آیا شغل (...) میتواند برای شما مطلوب باشد؟
اگر در انتخاب شغل آزاد بودید چه شغلی را انتخاب میکردید؟ دلیل شما برای انتخاب شغل جدید یا این شغل چیست؟
3- کفایت از نظر تجربه برای کار مورد نظر
تا به حال شاغل بوده اید؟ نوع آن را ذکر کنید
مهمترین مطالبی را که در اولین شغل خود یاد گرفته اید ذکر کنید. مهمترین مهارت شما کدام است؟
آیا کار در این سازمان برای شما پیشرفت محسوب میشود؟ چرا؟
4- تجربه و توانایی سرپرستی
مشخصات یک سرپرست خوب را نام ببرید سرپرست از نظر تجربه به چه چیزهایی نیاز دارد؟
یک سرپرست چگونه فرمان میدهد؟
5- سازگاری شغلی
چه عواملی یا کسانی در داوطلبی شما تأثیر گذاشته اند؟
اگر سرمایه کلانی داشتید چه شغلی را انتخاب میکردید؟ هنگام تحصیل آرزوی چه شغلی را داشتید؟
آیا فکر میکنید که این شغل برای شما ارضا کننده باشد؟
6- خصوصیات خلقی
نحوه رانندگی در خیابانها را چگونه توجیه میکنید؟
برای انضباط عمومی چه پیشنهادی دارید؟
نظم اداری را در چه میدانید؟
تنظیم فرم رتبه بندی ارزشیابی :
نکات مورد بررسی در مصاحبه طی فرمی تنظیم و جهت ثبت امتیازات آماده می شود.
بررسی مصاحبه و اعلام نظر :
جهت اعلام نظر از مصاحبه انجام شده ، نتایج مصاحبه طبق فرم ارزشیابی بررسی میشود . یعنی امتیازات حاصله داوطلبان جمع بندی شده و سپس از بیشترین امتیاز به ترتیب نتیجه پذیرفته شدگان در مصاحبه معلوم میگردد ، ولی این نتیجه نهایی برای قبولی یا ردی داوطلبان نیست . لذا لازم است نتایج مصاحبه به انضمام بررسی فرم درخواست کار ، نتایج آزمون ارزشیابی کیفی ، آزمایشات استخدامی ،پزشکی، سوابق و نظرات معرفین در ارتباط با پنج پارامتر در جدولی مورد بررسی قرار گیرد . نظر نهایی پس از تکمیل این جدول اعلام میگردد.